06 dicas para empresários gerenciar seu tempo e produzir mais
Se você é empresário de uma micro ou pequena empresa, sabe
que uma das maiores dificuldades que temos é encontrar tempo para fazer todas
as tarefas do dia a dia. Temos a responsabilidade de gerenciar, e algumas vezes
operar, o financeiro, comercial, marketing, relações públicas além de cuidar
também de nossa vida pessoal. Saiba que você não está sozinho. A grande maioria
é sobrecarregado e isso atrapalha o desempenho do profissional, da empresa e
também do seu bem-estar da pessoa.
Devido a essa rotina puxada, é importante administrarmos
nosso tempo da melhor forma possível a fim de otimizar nossa produtividade e
alcançarmos o equilíbrio da vida profissional com a vida pessoal.
Isso porque o tempo não é algo que podemos controlar, mas podemos
controlar o que fazemos e no que focamos durante o nosso dia. Se soubermos
administrar bem e tomar as melhores decisões de como agir podemos ser muito
mais produtivo e eficiente.
Tem uma frase que é muito interessante. O que difere o seu dia do dia de um
empresário muito bem sucedido, como o Bill Gates por exemplo? NADA. As mesmas
24 horas que você tem, ele também tem. Estas pessoas só tem o entendimento da
importância de fazer um gerenciamento de tempo para otimizar a produção e
desenvolver a sua empresa.
Agora vamos listar algumas medidas simples mas que ajudará
você a administrar melhor seu tempo e focar no seu desenvolvimento
pessoal/profissional e desenvolvimento de sua empresa.
1) Planeje e faça uma agenda do seu dia antes de
inicia-lo
É importante que divida o seu dia em alguns
períodos e planeje finalizar suas tarefas dentro do período estipulado. Por
exemplo, dividindo o dia em blocos de 30 minutos, você terá 80 períodos em uma
semana (considerando que sua empresa trabalhe 40 horas semanais). Desta forma
você consegue se organizar e fazer suas tarefas de uma a uma.
2)
Divida grandes tarefas em pequenos passos
Isso é importante para avaliar o desempenho
e conseguir caminhar até o objetivo final. Ao invés de pensar na tarefa como um
todo, é interessante mapear quais são os passos para chegar no objetivo final
desta tarefa, e realizar esses passos, um de cada vez, de forma organizada e
otimizada.
3)
Não se distraia com outras atividades a não ser
a que planejou finalizar
É importante não se distraia com qualquer
atividade não planejada. Isso vai tirar seu foco e fará com que sua produtividade
caia. Não é porque você recebeu um e-mail que você tem que respondê-lo
imediatamente e nem que seu telefone tocou que você tem que atendê-lo. Tenha
horário, dentro do seu planejamento, para fazer essas atividades.
4)
Não tente resolver tudo de uma vez, você não
consegue.
Um dos maiores problemas dos empresários de
micro e pequenas empresas é ser centralizador das atividades. Gerenciar todos
os setores da empresa além de realizar as atividades próprias dele no dia a dia
não é o ideal. Este acumulo de tarefas fará com que você foque 10% em cada
departamento e 100% em nada.
Sua produtividade cairá drasticamente caso isso
aconteça. O importante é saber delegar responsabilidades para seus
funcionários, ou caso não tiver condições de contratar um funcionário
qualificado para isso, o melhor a se fazer é terceirizar as atividades.
Hoje a
contabilidade já é um departamento que a maioria das empresas terceiriza, mas
você sabia que é possível terceirizar o setor financeiro e marketing, por
exemplo? Contando com empresas especializadas na área e contratação sob demanda
(horas), é possível trazer um custo menor do que a contratação de funcionários
com melhor qualidade e eficiência.
5)
Foque em funções estratégicas e não meramente
operacionais.
Outro erro cometido é o empresário é focar
em atividades operacionais do dia a dia e esquecer as atividades estratégicas e
gerenciais. Conforme mencionei no item acima, a terceirização é uma ótima
solução para as atividades operacionais além de apresentar relatórios
gerenciais para a tomada de decisão. Imagina que você é um empresário que
operacionaliza o setor financeiro e marketing, por exemplo. Dois setores que
necessitam de muito tempo de dedicação e conhecimento. Se você contar com uma
terceirização nesses setores, as empresas entregarão maior velocidade nas
ações, maior retorno e ainda te passará informações com mais qualidade, pois
eles estarão focados 100% nisso. Recebendo as informações, você conseguirá
tomar decisão e medidas que vão desenvolver sua empresa.
6)
Tenha um tempo para você.
É importante que você tenha um tempo para
descansar e desligar do trabalho. Mesmo que a empresa seja sua, e quanto mais
empenho colocar a chance de sua empresa se desenvolver é maior, é importante
parar e “recarregar as baterias”. Isso porque caso você consiga “desligar” do
trabalho, fará com que descanse e terá energia de sobra para o dia seguinte.
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Escrito por Niklas Stenberg
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