06 dicas para empresários gerenciar seu tempo e produzir mais

Se você é empresário de uma micro ou pequena empresa, sabe que uma das maiores dificuldades que temos é encontrar tempo para fazer todas as tarefas do dia a dia. Temos a responsabilidade de gerenciar, e algumas vezes operar, o financeiro, comercial, marketing, relações públicas além de cuidar também de nossa vida pessoal. Saiba que você não está sozinho. A grande maioria é sobrecarregado e isso atrapalha o desempenho do profissional, da empresa e também do seu bem-estar da pessoa.

Devido a essa rotina puxada, é importante administrarmos nosso tempo da melhor forma possível a fim de otimizar nossa produtividade e alcançarmos o equilíbrio da vida profissional com a vida pessoal.  

Isso porque o tempo não é algo que podemos controlar, mas podemos controlar o que fazemos e no que focamos durante o nosso dia. Se soubermos administrar bem e tomar as melhores decisões de como agir podemos ser muito mais produtivo e eficiente.

Tem uma frase que é muito interessante.  O que difere o seu dia do dia de um empresário muito bem sucedido, como o Bill Gates por exemplo? NADA. As mesmas 24 horas que você tem, ele também tem. Estas pessoas só tem o entendimento da importância de fazer um gerenciamento de tempo para otimizar a produção e desenvolver a sua empresa.

Agora vamos listar algumas medidas simples mas que ajudará você a administrar melhor seu tempo e focar no seu desenvolvimento pessoal/profissional e desenvolvimento de sua empresa.

1)     Planeje e faça uma agenda do seu dia antes de inicia-lo

É importante que divida o seu dia em alguns períodos e planeje finalizar suas tarefas dentro do período estipulado. Por exemplo, dividindo o dia em blocos de 30 minutos, você terá 80 períodos em uma semana (considerando que sua empresa trabalhe 40 horas semanais). Desta forma você consegue se organizar e fazer suas tarefas de uma a uma.

2)      Divida grandes tarefas em pequenos passos

Isso é importante para avaliar o desempenho e conseguir caminhar até o objetivo final. Ao invés de pensar na tarefa como um todo, é interessante mapear quais são os passos para chegar no objetivo final desta tarefa, e realizar esses passos, um de cada vez, de forma organizada e otimizada.

3)      Não se distraia com outras atividades a não ser a que planejou finalizar

É importante não se distraia com qualquer atividade não planejada. Isso vai tirar seu foco e fará com que sua produtividade caia. Não é porque você recebeu um e-mail que você tem que respondê-lo imediatamente e nem que seu telefone tocou que você tem que atendê-lo. Tenha horário, dentro do seu planejamento, para fazer essas atividades.

4)      Não tente resolver tudo de uma vez, você não consegue.

Um dos maiores problemas dos empresários de micro e pequenas empresas é ser centralizador das atividades. Gerenciar todos os setores da empresa além de realizar as atividades próprias dele no dia a dia não é o ideal. Este acumulo de tarefas fará com que você foque 10% em cada departamento e 100% em nada.

Sua produtividade cairá drasticamente caso isso aconteça. O importante é saber delegar responsabilidades para seus funcionários, ou caso não tiver condições de contratar um funcionário qualificado para isso, o melhor a se fazer é terceirizar as atividades. 

Hoje a contabilidade já é um departamento que a maioria das empresas terceiriza, mas você sabia que é possível terceirizar o setor financeiro e marketing, por exemplo? Contando com empresas especializadas na área e contratação sob demanda (horas), é possível trazer um custo menor do que a contratação de funcionários com melhor qualidade e eficiência.

5)      Foque em funções estratégicas e não meramente operacionais.

Outro erro cometido é o empresário é focar em atividades operacionais do dia a dia e esquecer as atividades estratégicas e gerenciais. Conforme mencionei no item acima, a terceirização é uma ótima solução para as atividades operacionais além de apresentar relatórios gerenciais para a tomada de decisão. Imagina que você é um empresário que operacionaliza o setor financeiro e marketing, por exemplo. Dois setores que necessitam de muito tempo de dedicação e conhecimento. Se você contar com uma terceirização nesses setores, as empresas entregarão maior velocidade nas ações, maior retorno e ainda te passará informações com mais qualidade, pois eles estarão focados 100% nisso. Recebendo as informações, você conseguirá tomar decisão e medidas que vão desenvolver sua empresa.

6)      Tenha um tempo para você.

É importante que você tenha um tempo para descansar e desligar do trabalho. Mesmo que a empresa seja sua, e quanto mais empenho colocar a chance de sua empresa se desenvolver é maior, é importante parar e “recarregar as baterias”. Isso porque caso você consiga “desligar” do trabalho, fará com que descanse e terá energia de sobra para o dia seguinte.

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Escrito por Niklas Stenberg