Como evitar a inadimplência e minimizar os efeitos negativos em micro e pequenas empresas

A inadimplência já é um grande problema no mercado, e em uma economia em crise, o problema tem a tendência de se agravar. Independente do mercado que sua empresa atua, sendo vendas B2B ou B2C, você precisa estar atento a essa questão.

Os motivos das inadimplências são diversos. Em um mercado de venda para pessoa física, por exemplo, tem como os principais motivadores para o não cumprimento dos pagamentos o desemprego, aumento de custo de vida, descontroles nos gastos, mercado de crédito restrito, juros altos, entre outros. Já para empresas que vendem para pessoa jurídica, a retração de mercado, queda na produtividade, aumento inesperado nos custos, acesso restrito a financiamentos e empréstimos; e o aumento dos juros são as explicações para a inadimplência.

As consequências ruins da inadimplência não é uma adversidade apenas para um porte de empresa ou segmento. Mas para as micro e pequenas empresas, os efeitos das inadimplências são muito mais graves em comparação com as grandes. Isso porque essas empresas não têm estrutura operacional e financeira para se preparar adequadamente, e cada atraso que acontece, tem uma influência negativa considerável no caixa da empresa.

Aumentar as vendas sempre é muito importante para o crescimento do seu negócio, mas vale avaliar se esta possível venda é saudável ou não. Isso porque aumentar as vendas sem receber do cliente somente aumenta o custo operacional e o de produção. Temos sempre que fazer um balanço entre as vendas e evitar riscos desnecessários. Precisamos buscar vendas mais seguras para não afetar a saúde financeira da empresa.

Para buscar vendas mais seguras, você sabia que é possível minimizar os riscos de inadimplência tomando algumas medidas simples e de forma atuante internamente na sua empresa?

Abaixo vamos abordar medidas corretivas e de estruturação que te ajudarão a evitar a inadimplência e minimizar os efeitos negativos causados pelo não recebimento de seus clientes.

#1 Formação de preço levando taxa de inadimplência em consideração

Para você tomar medidas corretivas que mitigam o risco deste problema, você precisa saber o índice de inadimplência do mercado e região que sua empresa atua, e também o índice dentro da própria empresa.

Tendo essas informações, a empresa tem possibilidades de comparar com o mercado, levando em consideração as melhores práticas utilizadas, e colocar algumas medidas em funcionamento para se proteger do desfalque no caixa.

Uma dessas medidas é considerar a taxa de inadimplência em sua empresa na hora de formatar o preço de seus produtos e serviços. Algumas empresas utilizam a porcentagem desta inadimplência na hora de precificar com o fim de compensar financeiramente os atrasos e equilibrar as perdas nos recebíveis. 

Esta medida não diminui a inadimplência, mas faz com que os problemas sejam minimizados.

#2 Definição e estruturação das formas de recebimento de suas receitas

Ter formas de recebimentos bem estruturados faz com que o risco de inadimplência diminua. Isso porque tendo padrões e métricas na hora de receber de seus clientes fará com que estes sejam mais pontuais em seus compromissos.

O ideal é ter apenas uma forma de pagamento para seus produtos ou serviços. Isso aumentará o controle e você terá mais eficiência nas atividades do setor financeiro. Mas caso não seja possível em seu mercado de atuação, utilize no máximo duas.

Hoje existem diversas formas de recebimento (cartão, dinheiro, boleto, cheque, etc); e precisamos analisar qual é a ideal para cada negócio. Mas algumas formas já fazem uma análise de crédito prévia em seu cliente reduzindo a zero o índice de inadimplência. Segue abaixo algumas formas de recebimento a serem analisadas:  

Cartão de débito e/ou crédito - É uma forma de recebimento simples e rápida para o empresário e cliente, e é mais utilizada no mercado direcionado para pessoa física.

Esta forma de pagamento é a mais garantida de todas. Isso porque no momento da compra o banco já saberá se esta pessoa é capaz de cumprir com o compromisso ou não, só aprovando a venda caso a pessoa tenha crédito para pagar.

Sabemos que as administradoras dos cartões cobram uma taxa pelo aluguel do aparelho e pela transação, mas em muitos casos vale a pena ter um custo maior para ter um recebimento garantido.

Entendemos que esta forma de pagamento ainda oferece facilidades para os clientes que pode significar vendas maiores e evitar migração de clientes para concorrência. Lembramos que com volumes maiores sempre existe possibilidades de negociar as taxas cobradas com as administradoras.

Boleto bancário – Os recebimentos via boleto bancário te dá um maior controle do contas a receber de sua empresa. Isso porque é um documento de cobrança, e caso ocorra um atraso, já é possível protestar seu cliente diretamente no sistema do banco para reaver o valor inadimplente. E também é uma forma de pagamento de fácil cancelamento.

Cheque – Nós aconselhamos evitar o recebimento via cheque. Caso for receber de forma imediata, e este cliente não se interesse por boleto ou cartão de crédito/débito, peça que realize o pagamento em dinheiro ou via transferência bancária.

#3 Prazos de recebimento bem definidos

Você deve ficar atento na hora de definir prazos para o recebimento de sua receita provenientes de suas vendas. Há estratégias para recebimento a vista e adiantado, e também estratégias para a melhor escolha das datas de vencimento caso seja uma venda a prazo ou cobrança recorrente mensal.

Pagamento à vista ou antecipado – Quando não conhece os clientes e não tem um processo de análise de crédito é importante se proteger, e a principal maneira de reduzir o risco de inadimplência a zero é receber sobre uma venda de forma adiantada ou à vista.

Algumas empresas oferecem descontos para facilitar e tornar esta forma de pagamento mais atrativa para seu cliente. As estratégias usadas para atrair o recebimento antecipado é: descontos, bônus, entre outros.

Pagamento a prazo - Nós vamos abordar este tema em mais detalhes quando falarmos sobre política e processo de crédito, mas neste caso, é importante oferecer as condições e prazos corretos conforme aplicado em seu mercado de negócios. Também, quando possível, sempre tentar ter os vencimentos no início de cada mês, que além de facilitar o fluxo de caixa da sua empresa, coloca seus títulos mais de acordo com os recebimentos do seu cliente. Isto significa melhores chances para os títulos serem liquidados no vencimento.

#4 Política e processo de crédito 

Para conceder crédito é importante conhecer o cliente para quem está vendendo. É possível saber mais sobre seu possível cliente por contatos comerciais e também com análise de perfil e documentos. Como falamos anteriormente, nós recomendamos iniciar as vendas para clientes novos à vista e posteriormente analisar e implementar as linhas de crédito. Lembramos que você precisa garantir a segurança do seu negócio.

Como definir uma política e procedimentos de análise de crédito?

Primeiramente tem que conhecer o mercado do seu negócio para poder ter um processo seguro, mas sem burocracia desnecessária que pode influenciar negativamente em suas vendas.

Abaixo, segue os documentos mínimos e procedimentos básicos para realizar uma análise de crédito simples:

o   Crédito para Pessoa Física

Antes de realizar uma venda é interessante solicitar documentos pessoais como: RG, CPF e comprovante de endereço. Para complementar essas informações, é importante que tenha uma ficha cadastral de cada cliente com informações adicionais como ocupação, algumas referências, entre outros.

Quando a venda é recorrente, e principalmente a prazo, é importante consultar, junto aos órgãos de crédito, por exemplo Serasa e SPC, a fim de identificar se este possível cliente é devedor no mercado. Caso este cliente já tenha problemas em quitar títulos de outras empresas, a chance de ele não pagar pelo produto e/ou serviço é maior.

o   Crédito para Pessoa Jurídica

Já para pessoa jurídica, os documentos solicitados devem ser um pouco mais exigentes. Antes de concretizar uma venda é importante que tenha em mãos o CNPJ, última alteração do contrato social, ficha cadastral com referências comerciais e bancárias; balanços ou relação de faturamento para analisar a saúde financeira do cliente. Com a análise simples do balanço já é possível identificar se ele será capaz de pagar pela compra que pretende fazer.

Além disso, é importante consultar o histórico da empresa e dos sócios junto aos órgãos de crédito. O processo é o mesmo que para pessoa física. Utilizar o SPC e Serasa para identificar possíveis não cumprimentos com outras empresas, com o objetivo de se proteger de problemas

Lembramos que sempre quando existe risco de fraude, é usual cruzar todos os dados, analisar alterações contratuais, fazer pesquisa na internet, etc.

Em vendas com volumes maiores deve ser firmado um contrato com alguma garantia. Também ficar atento a sazonalidade, principalmente no comércio e/ou serviço, nos primeiros três meses do ano, onde risco de inadimplência é maior.

O processo de crédito tem que garantir uma venda segura, mas sem eliminar novas vendas saudáveis por motivo de excesso de rigor e/ou burocracia desnecessária.

#5 Contrato/documentos de venda

Além das exigências fiscais e contábeis é importante que a venda do seu produto ou serviço tem a documentação correta para poder cobrar o cliente futuramente, em caso de atraso.

Vendas em maiores volumes financeiros, vendas parceladas e serviços prestados sempre deve ter um contrato assinado entre as partes. Também nunca devemos esquecer da nota fiscal, que pode ser essencial na cobrança futura, protesto, cobrança judicial ou extrajudicial.

Também lembramos a importância de ter um cadastro do cliente mais completo possível, assunto a ser abordado no próximo tema, para facilitar uma futura cobrança.

#6 Organização e controle do Contas a Receber da empresa

Ter um Contas a Receber organizado e um controle efetivo é de extrema importância para evitar e minimizar a inadimplência da empresa. Começamos com o cadastro de clientes que deve ser o mais completo possível, com todos os dados de contatos atualizados para facilitar uma possível necessidade de cobrança. Também é importante poder anotar os contatos efetuados, histórico e conceito de pagamentos.

Lembramos que as baixas de títulos e outras atualizações devem ser efetuados imediatamente após cada evento para mostrar a real situação de cada cliente e dos títulos pendentes.

Para poder iniciar o processo de cobrança no tempo certo é essencial acompanhar os vencimentos e recebimentos diariamente. Com este controle, também é possível bloquear novas vendas para este mesmo cliente.

Uma boa organização do Contas a Receber com relatórios de acompanhamento facilita bastante a análise de clientes adimplentes e inadimplentes.

Contas a receber também pode fornecer muitas informações para facilitar a análise de crédito e revisão de limites de credito como, valores históricos, crescimento de volumes, pontualidade de pagamentos e muito mais.

#7 Tratamento de inadimplência no fluxo de caixa

Conhecendo o índice e prazo médio de inadimplência é importante que a empresa considere o mesmo na projeção do fluxo de caixa. Sempre deixar reservado valores para cobrir pagamentos em atrasos e falta de pagamentos.

Com um controle bem executado, a empresa evita surpresas futuras e pode trabalhar com um fluxo de caixa real e não sobrevalorizando as entradas previstas.

#8 Definição sobre cobrança de juros e multas

Para garantir a recomposição das perdas financeiras no caso de inadimplência, a empresa precisa definir corretamente os valores a serem cobrados de juros de mora e multas. As penalidades devem ficar expostos no contrato, boleto bancário ou em outros documentos firmados com o cliente, para não causar surpresas e questionamento por parte do cliente futuramente.

Qual a taxa a escolher?  - Neste caso é importante pesquisar o mercado especifico do seu negócio para encontrar as melhores práticas. Mas essa multa e juros deve ter uma função de penalidade pelo atraso. Por isso deve ser um valor que faça o cliente cumprir com suas responsabilidades, pois muitas vezes o empresário coloca uma taxa mínima, ou nem cobra, e isso estimula o pagamento em atraso por parte do cliente.

Lembramos que sempre seguir a legalidade para não cobrar juros abusivos, tratando a cobrança com juros de mora e multa.

Para facilitar o entendimento do cliente, as taxas devem ser transformadas em valores em Reais de mora diária e multa; e exposto no boleto bancário.

#9 Implantar um processo e procedimentos de cobrança

Para ter uma cobrança mais eficiente é importante poder iniciar o processo imediatamente após vencimento do título. O processo de cobrança deve ter regras bem definidas com prazos estabelecidos para cada etapa do processo.

Normalmente as etapas de cobrança se inicia com ligações e e-mail para lembrar o cliente sobre o título, depois envio de carta ou e-mail com cobranças mais direta, apontamento no Serasa e SPC, protesto, cobrança externa e finalmente cobrança judicial.

Lembramos que todos os contatos com clientes têm que ser efetuados com respeito, educação e sem ameaças; e sempre respeitar o código do consumidor.

Também é importante capacitar os colaboradores para fazer a cobrança, definir script para as ligações e e-mails, definir regras sobre parcelamentos e acordos, e não esquecer de anotar e registrar os contatos efetuados durante o processo.

#10 Política de fidelidade e benefícios para clientes adimplentes

Preparar uma política que traz benefícios para os clientes fiéis com pagamentos pontuais.  Neste caso pode ser oferecido brindes, descontos futuros, produtos ou serviços adicionais. Para premiar os clientes adimplentes, é importante usar a criatividade sem carregar mais custos para a operação. 

#11 Atendimento e comunicação com o cliente

As empresas são feitas de pessoas e clientes, e é fundamental que tenha uma boa relação entre as duas partes. A boa comunicação e bom atendimento desde a pré-venda até a cobrança final deve ser feita com respeito e entendendo o lado do consumidor.

Se o cliente se sentir bem atendido e importante para a sua empresa, fará com que ele passe a gostar de sua empresa, e isso provoca um elo positivo que facilita o cumprimento dos compromissos financeiros assumidos.

#12 Qualidade nos serviços e dos produtos

Por último, mas não menos importante, é essencial que a qualidade dos serviços e/ou produtos sejam excelentes. A não entrega do prometido, pode aumentar as chances de inadimplência. Quando o cliente se sente satisfeito com a empresa, a chance de cumprir com os compromissos financeiros é maior.

Todas essas dicas são simples e de fácil implementação. E todas elas podem ser colocadas em prática internamente na sua empresa sem fazer grandes investimentos. Com um departamento de cobrança estruturado e processos bem definidos, é possível recuperar valores que antes você achava que já estava perdido.

Hoje, existem empresas que auxiliam no processo de cobrança, sendo internamente ou como uma consultoria para a implementação dos melhores processos.

Caso tenha dúvidas de como organizar o contas a receber de sua empresa e os processos de cobrança, nós, da Valor BPO, podemos te auxiliar neste processo.

Entre em contato conosco que ficaremos felizes em te ajudar a receber os valores devidos e mitigar os ricos de novos inadimplentes. 

Escrito por Gunnar Stenberg