Conheça os ciclos da sua empresa e otimize o uso do capital de giro e custo de estoque

Para que a empresa trabalhe de forma organizada e padronizada é interessante que os empresários busquem colocar as atividades realizadas de seus empreendimentos em ciclos. Estes que irão se renovar constantemente para girar o mecanismo da empresa fazendo que que esta trabalhe de forma otimizada. 

E além dos ciclos das atividades, importantes para a estruturação da empresa, existem outros ciclos que os empresários devem estar atentos. São eles: ciclo operacional, ciclo econômico e ciclo financeiro.

Apesar de não ser muito abordado em artigos para micro e pequenas empresas, estes três ciclos são fundamentais para o controle gerencial e a gestão financeira da sua empresa. 

Entender e analisar corretamente os índices é importante por diversos motivos como, para saber o capital de giro necessário para as operações, evitar financiamentos externos, preparar previsões no seu fluxo de caixa, identificar oportunidades de melhorias e muito mais.

Este artigo tem como finalidade apresentar as definições de cada ciclo apontados acima, exemplos de cálculos, as influências para a gestão da sua empresa e dicas de como gerenciar melhor os prazos para não gerar problemas na sua empresa.

Para apresentarmos como fazer o cálculo dos ciclos financeiro, econômico e operacional, vamos levar umas premissas em consideração. Para este exercício precisamos entender o prazo médio de estoque, prazo médio do contas a receber e prazo médio do contas a pagar.

E como calculamos estas médias? Abaixo, segue a explicação e formas de cálculo:

• Prazo médio de estoque (PME) = a média dos dias que a mercadoria que você compra dos seus fornecedores fica em seu estoque até a venda final.
• Prazo médio de contas a receber (PMCR) = a média de dias que você espera para receber de seus clientes após realizar uma venda.
• Prazo médio contas a pagar (PMCP) = a média de dias entre o recebimento das mercadorias de seus fornecedores até o vencimento do pagamento para eles.

Para mostrarmos como fazer o cálculo dos ciclos, vamos considerar os seguintes valores:

PME (Prazo Médio de estoque) = 45 Dias

PMCR (Prazo Médio do contas a receber) = 35 Dias

PMCP (Prazo Médio do contas a pagar) = 15 Dias

Ciclo Econômico

A definição de ciclo econômico é o tempo médio que o produto fica no estoque na sua empresa. Desde a entrada da compra junto com o seu fornecedor até a venda final para o cliente.

Este ciclo é muito fácil de calcular e de entender, mas muito importante, principalmente para otimizar o controle do estoque da sua empresa. Para calcular, basta verificar a data de entrada no estoque (compra) do produto e a data de saída do produto (venda), depois só calcular a média dos dias que as mercadorias ficaram paradas em sua empresa.

Se a empresa compra matéria prima e produz seu próprio produto, é necessário incluir todo o período do processo produtivo no cálculo da média final.

Este ciclo ajuda você a controlar melhor o estoque da sua empresa, dando a possibilidade de analisar e encontrar oportunidades de redução de custo para a manutenção deste estoque, trabalhar com um estoque enxuto de forma otimizada, identificar quais são os produtos que não estão saindo muito bem, etc.

Não existe um índice ideal que encaixe para qualquer modelo de negócio e de produção, mas é interessante que os dias das mercadorias no estoque seja o mínimo possível para minimizar os gastos, a necessidade de capital de giro externo e poder aumentar o giro dos produtos.

Produtos parados no estoque são custos, isso porque a empresa além de ter o custo de mantê-los na estrutura, o dinheiro das compras dessas mercadorias poderia ter sido usado para outras necessidades da empresa.

Fórmula

Ciclo Econômico ou Ciclo de estoque = A média da data da saída da mercadoria – A média da data de entrada da matéria-prima e/ou produto

Exemplo

Ciclo Econômico total: 45 dias

Ciclo Operacional

O ciclo operacional é o tempo médio entre a entrada do produto no estoque e o recebimento do valor referente a uma venda para o seu cliente.

Para calcular o ciclo operacional, você precisa somar o ciclo econômico com o prazo médio dos seus recebimentos no contas a receber.

Para que o ciclo operacional da sua empresa seja otimizado é importante que tenha o menor valor possível, assim como o ciclo econômico. Tudo isso para evitar uso de capital de giro para financiar as operações.

Neste caso é importante ter um controle eficaz do contas a receber da sua empresa e uma cobrança estruturada para otimizar os recebimentos. Também tem oportunidades de negociação com clientes para minimizar os prazos de pagamentos.

Fórmula

Ciclo Operacional = Ciclo Econômico + Prazo Médio de Contas a Receber (PMCR)

Exemplo

Ciclo Operacional calculo: 45 dias + 35 dias

Ciclo Operacional total: 80 dias

Ciclo Financeiro ou Ciclo de Caixa

Já o ciclo financeiro ou o ciclo do Caixa é o período entre a data de pagamento para o fornecedor até a data do recebimento do seu cliente.

Neste caso é importante sempre tentar aumentar os prazos de pagamento para os fornecedores e diminuir os prazos de recebimentos junto aos clientes. Lembrando quanto menor o ciclo financeiro ou ciclo de caixa, menor será a necessidade de uso de capital de giro ou caixa para financiar as operações da empresa.

Fórmula

Ciclo Financeiro = Ciclo Operacional - Prazo Médio do contas a pagar (PMCP)

Exemplo

Ciclo Financeiro calculo: 80 dias - 15 dias

Ciclo Financeiro total: 65 dias

Entender estes três ciclos faz você ter uma ideia mais generalizada da sua empresa, e com essas informações tentar entender como otimizar esse tempo para melhor administração do capital de giro. Isso porque, com uma má administração de pagáveis e recebíveis, por exemplo, pode te trazer dor de cabeça e até a necessidade de pedir um financiamento junto a bancos, que caso tivesse este controle, não seria necessário.

Escrito por Gunnar Stenberg