7 dicas para otimizar a gestão financeira de sua empresa

O setor financeiro não é um bicho de 7 cabeças. É possível controlar este setor da sua empresa de forma organizada, proporcionando a você uma administração plena do seu negócio. 

Muitos empresários têm dificuldade na gestão financeira de sua empresa. Entre os motivos desta dificuldade estão: a falta de conhecimento técnico, falta de tempo, falta de costume em lidar com números, pelo alto nível de detalhamento que o setor exige, falta de familiaridade com os termos financeiros, entre outros. E vemos que esta dificuldade faz com que os empresários gastem muito tempo com as atividades operacionais do financeiro e pouco com a análise das informações, que é o mais importante.

Por isso, vamos dar 7 dicas essenciais para que otimize seu tempo no controle do setor financeiro de sua empresa e que tenha maior eficiência na operação e na análise das informações geradas. Os pilares dessas dicas estão apoiados em 2 valores: simplificação e controle.

#1 Utilize um plano de contas ideal para o seu negócio

É importante utilizar um plano de contas para que você classifique as receitas e despesas da sua empresa. Existem plano de contas simples e compostos. Nós aconselhamos utilizar planos de contas mais simplificados, onde os relatórios financeiros da sua empresa não ficarão tão complexos e você conseguirá analisar e operar de forma mais segura e ágil. É interessante você encontrar o plano de contas ideal para o seu segmento. Hoje é possível encontrar diversos exemplos na internet, mas a maioria são mais complexos que o necessário. Tente encontrar um plano de contas que classifique todas as suas movimentações, mas de forma objetiva, para que não gere dificuldade no momento de classificar e proporcione uma ferramenta de fácil análise de desvios e tendências.

#2 Defina as formas de recebimento da sua empresa

Para simplificar a operação e análise do contas a receber é interessante que você padronize a forma de recebimento das suas receitas oriundas das vendas realizadas para seus clientes. Hoje existem diversas formas de recebimentos, entre elas: cartão de crédito ou débito, depósito bancário, boleto, dinheiro, cheque e transferência entre contas. O ideal é identificar qual é a melhor forma de recebimento para sua empresa e considerar qual é a preferida dos clientes que compram seus produtos e/ou serviços. Definindo no máximo duas, por exemplo, boleto bancário e cartão de crédito.

#3 Tente padronizar datas padrões para o recebimento de suas receitas

A centralização dos recebimentos em dois períodos no mês te proporcionará a otimização da operação do departamento financeiro. Em alguns mercados é muito difícil fazer esta centralização mas isso é importante para otimizar o tempo gastos para análise do contas a receber, e também ter um setor de cobrança e faturamento mais eficiente.
Por exemplo, vencimentos nos dias 10 e 15.

#4 Limite os pagamentos para fornecedores em três formas diferentes

Muitas vezes, quando utilizamos muitas formas de pagamentos para quitarmos nossas obrigações junto aos fornecedores nos traz problemas de controle e gerenciamento do contas a pagar. Por isso, aconselhamos limitar as formas de pagamento em três. Essa padronização otimizará o seu controle  e aumentará a eficiência do setor financeiro de sua empresa. 
O ideal é que utilize até três formas de pagamento, por exemplo boleto bancário, cartão de crédito e transferência entre contas, para que seja possível cumprir com todas as obrigações.

#5 Padronizar poucos dias por mês para realizar os pagamentos de sua empresa

Outra dica interessante é buscar centralizar os pagamentos feitos pela sua empresa em poucos dias no mês. Isso te proporcionará um melhor controle e facilidade de análise no departamento financeiro de seu negócio.
Se você não tiver um controle referente as datas de pagamentos pré definidas, pode gerar uma complicação desnecessária na operação do contas a pagar da sua empresa, até mesmo aumentando os riscos de inadimplência por problemas nos controles, gerando assim gastos com multas e juros. 
Para nós, o ideal é que os pagamentos para fornecedores sejam realizados em até 4 dias no mês, por exemplo, no dia 01, dia 05, dia 15 e dia 30. Quando possível tentar definir as datas de pagamento conforme os recebimentos para minimizar problemas de fluxo de caixa negativo.

#6 Escolha a ferramenta de gestão ideal para seu negócio

É imprescindível acertar na escolha da ferramenta de gestão que será utilizado pela sua empresa. Seja ela um sistema ERP, um sistema financeiro e até mesmo uma planilha de Excel. Os sistemas financeiros, por exemplo, podem te dar mais agilidade e simplificar a operação em comparação com planilhas em Excel. 
Vale a pena investir um pouco mais para que sua ferramenta te possibilite mais agilidade nos processos. Mas é importante identificar o sistema que melhor atende suas necessidades e atividades. Esta tarefa pode ser complicada, mas caso encontrar, valerá a pena pelos benefícios que essas ferramentas apresentam ao seu negócio, como facilidade de controle, relatórios mais ágeis, facilidade para análise, entre outros.

#7 Utilize indicadores de desempenho para análise de sua empresa

Não adianta operar o setor financeiro sem fazer nenhuma análise dos dados e informações coletadas. É importante que além de analisar os relatórios financeiros como fluxo de caixa e DRE, você também implemente alguns indicadores de desempenho para acompanhar como sua empresa está indo e as suas evoluções. Existem diversos indicadores de desempenho que podem ser utilizados, mas usar muitos deles pode trazer complicações na hora de analisar sua empresa. 
Portanto, é importante que identifique os indicadores de desempenho que melhor avalie a sua empresa e atividade. Gostamos de destacar os seguintes: ponto de equilibro, margem de contribuição, ticket médio, lucratividade, faturamento bruto e retorno de investimento.

Mais uma coisa...

É importante também ter uma relação clara entre o contas a pagar e o contas a receber. Para que não seja afetado o capital de giro da sua empresa, e você não tenha que recorrer a crédito apenas pela má administração do capital, é interessante que a média de dias de recebimento seja menor que a média de dias do pagamento. Assim você recebe dos seus clientes antes de pagar seus fornecedores, não perdendo eficiência pela falta de dinheiro em caixa.

Escrito por Niklas Stenberg