Fluxo de Caixa – Ferramenta essencial para a gestão de Micro e Pequenas empresas

Uma boa gestão financeira é um dos pilares mais importantes para micro e pequenas empresas terem possibilidades de sobrevivência e sucesso num mercado competitivo como os dias de hoje.

Os recursos financeiros para as microempresas são infinitamente menores comparado com as grandes, e ainda precisam trabalhar com uma margem de erro muito menor, onde qualquer desvio pode ter um impacto grande e até consequências graves para o futuro do empreendimento. Ainda precisamos lembrar que, quando surgir uma necessidade de caixa, as possibilidades de acesso as linhas de crédito com custos baixos são mais restritos para empresas novas e pequenos empreendimentos.

Por estes motivos é essencial que os empresários de pequenas empresas tenham um gerenciamento adequado dos recursos financeiros. Uma das ferramentas mais importantes para este gerenciamento é o controle de fluxo de caixa, onde você pode prever situações futuras, e se preparar adequadamente para ter as soluções e informações precisas para tomada de decisão.

O fluxo de caixa deve ser preparado de curto, médio e longo prazo com um acompanhamento e análise dos desvios entre previsto e realizado para tomada de medidas corretivas. Para preparar um fluxo de caixa corretamente é importante entender e melhorar o ciclo operacional da sua empresa.

A definição do ciclo operacional de uma empresa é o período compreendido entre a compra de matéria-prima e o recebimento das vendas. Para implementação de um controle de fluxo de caixa é importante mapear as atividades deste processo e o impacto financeiro delas.

Basicamente tem que procurar minimizar o tempo entre o pagamento para os fornecedores e recebimento dos clientes. Para fazer isto deve ser analisado o processo de compras, prazos de pagamentos, controle de estoques, tempo de produção, processo de vendas e prazo de recebimento dos clientes.

Abaixo, segue uma explicação breve sobre as funcionalidades e importâncias do fluxo de caixa no curto, médio e longo prazo.

Fluxo de caixa curto prazo.

Para realizar um fluxo de caixa no curto prazo, é importante ter um controle diário com uma projeção futura de no mínimo 30 dias, detalhando todos os recebimentos e pagamentos conforme necessidade da empresa, mas sempre identificando separadamente os fluxos operacionais, financeiros e investimentos para facilitar a análise.

É de extrema importância mapear corretamente todos os compromissos para ter informações completas e não ser surpreendido com algum imprevisto. Também fazer todas as projeções baseado em cenários realistas e não usar cenários muito otimistas que dificilmente vão acontecer. Após a preparação e inclusão dos valores previstos é necessário o acompanhamento diário inserindo os números realizados e analisar os desvios diariamente.

Lembramos a importância de sempre atualizar os valores de recebimentos e pagamentos assim que surgirem novas informações. Neste fluxo de caixa será possível para o empresário identificar necessidades de caixa ou sobra de recursos. Com as informações disponíveis o empresário pode antecipar a tomada de decisão internamente ou negociar uma solução melhor junto aos fornecedores, clientes e bancos.

Para empresas com problemas de caixa, um controle diário de entradas e saídas fornece informações importantes para um melhor planejamento e possibilidades de negociar soluções melhores com custos mais baixos para a empresa. Podemos mencionar algumas ações que podem ser tomadas como: renegociação de prazos com fornecedores, antecipação de recebimentos, vendas especiais, reduções de estoques, redução de custos, negociação com instituições financeiras, entre outros.

Fluxo de caixa médio e longo prazo.

A empresa deve também ter um controle mensal de fluxo de pagamentos e recebimentos num prazo maior. Sugerimos um período de no mínimo 12 até 24 meses. Em alguns casos é interessante ter um planejamento mais estratégico com fluxo de caixa anual para os próximos cinco anos.

Neste caso, além de ter as informações sobre compromissos assumidos e vendas realizadas será necessário trabalhar com projeções de receitas e despesas, novos investimentos, etc. Para fazer estas projeções é importante usar o máximo de informações disponíveis no mercado. Estas informações podem ser desde números históricos da empresa, tendências no mercado, concorrência, novas tecnologias, até mesmo informações macro como inflação, dados econômicos da região e do setor onde atua e muito mais.

Vale lembrar a importância de trabalhar com cenários diferentes, fazendo projeções pessimistas, otimistas e realistas, para entender o impacto para a empresa considerando as projeções e definir o plano de ação para otimizar os recursos.

Normalmente prepara-se o fluxo de caixa mensal baseado no orçamento anual da empresa, onde todos os cenários e tendências já deveriam ter sido devidamente analisados. O controle e acompanhamento deve ser efetuado mensalmente com análise dos desvios para poder antecipar soluções e implantar medidas corretivas em tempo hábil.

Considerações finais

Para finalizar, podemos concluir que uso correto de um controle efetivo de fluxo de caixa aumenta a capacidade das empresas de cumprir os compromissos assumidos com seus parceiros e ter uma gestão financeira mais eficiente. Para conseguir um controle eficaz de fluxo de caixa é essencial que a sua empresa tenha um setor financeiro estruturado, e que as atividades de responsabilidade deste setor sejam executadas com extrema atenção e qualificação para tal.

As micro e pequenas empresas, porém, tem uma limitação de recursos, comparada com as grandes para a contratação de mão de obra, sistemas, entre outros. Por isso, a Valor BPO disponibiliza a possibilidade de terceirização do setor; e consultoria financeira e empresarial, focada nas empresas de menor porte para que estas consigam identificar os riscos e aproveitar as oportunidades geradas.

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Escrito por Gunnar Stenberg